Excesso de Reuniões – 3 dicas para evitar

Excesso de Reuniões

Foto Andrea Piacquadio – Excesso de Reuniões – ritmo extremamente cansativo

Você já percebeu o excesso de reuniões que estamos tendo? Estamos trabalhando muito mais do que antes. 

 

Parece que nos acostumamos a ficar de 8 da manhã às 6 da tarde em reunião.

 

Além disso, pessoas entrando em reuniões no meio da madrugada e em mais de uma reunião ao mesmo tempo se tornaram cada vez mais comuns.

 

Conseguir reservar um horário de almoço de 1h antes das 15h está parecendo um luxo. Sem falar nas consequências físicas de ficar na posição sentada durante horas e horas consecutivas.

 

Esse ritmo é extremamente cansativo e não é normal.

 

Se você também acredita que o trabalho pode e deve ser mais saudável, leia nesse post 3 dicas simples que vão te ajudar a diminuir o excesso de reuniões.

 

 

1. Verifique se a Reunião pode ser evitada

 

 

Antes de enviar um convite de reunião, dê um passo atrás e reflita sobre a forma mais rápida de resolver a questão.

 

Muitas vezes, um simples email com todos os envolvidos em cópia pode resolver a questão sem a necessidade de nenhuma reunião.

 

Outra maneira bem simples de evitar a reunião é chamar a pessoa diretamente na ferramenta de chat e estabelecer uma conversa individual.

 

Se necessário, pode ser feito uma chamada de voz para resolver diretamente com a pessoa em questão e assim evitar o excesso de reuniões.

 

Outro ponto positivo das reuniões individuais é a confiança e os vínculos que se criam nessas reuniões.

 

A Beleza da Simplicidade

Foto: Kiki Siepel. Simplicidade.

A regra geral aqui é: menos é mais.

 

Quanto mais gente envolvida, maior a possibilidade das interações se multiplicarem. Na maioria das vezes, enviar uma mensagem para uma audiência mais reduzida tem mais impacto do que um fórum mais extenso.

 

 

2. Use (de verdade) ferramentas de colaboração

 

 

Eu sei que dá trabalho escrever um documento, formatar, compartilhar e garantir que todos tenham acesso.

 

Por outro lado, uma vez que o documento está criado todos poderão acessar o conteúdo e colaborar com a construção do documento.

 

Muitas vezes o que vai ser dito em uma reunião pode ser colocado em um documento e compartilhado com todos para leitura, diminuindo assim o excesso de reuniões.

 

 

 

Colabore de verdade e otimize o tempo de todos.

Foto: Elaine Casap. Colabore de verdade e otimize o tempo de todos.

 

Por exemplo, reuniões de status podem ser reduzidas ou até mesmo eliminadas por um documento com o status do projeto.

 

Se a equipe conseguir de fato criar uma cultura onde cada pessoa atualiza o status do projeto, as reuniões serão focadas na resolução de problemas que a equipe enfrenta.

 

Ter um documento de leitura anterior a reunião possibilita colocar todos na mesma página antes da reunião iniciar. A ideia é que as pessoas leiam o material antes da reunião e discutam apenas os pontos chave durante a reunião.

 

Documentos de monitoramento e controle do projeto, atas de reunião, apresentações devem estar armazenados em um repositório comum onde as pessoas que precisam ter acesso possam facilmente consultar.

 

Idealmente, todos os documentos do projeto devem estar armazenados neste repositório e cópias locais dos documentos devem ser evitadas.

 

Acesse Como Liderar Projetos com Eficiência para conhecer outras dicas.

 

 

3. Verifique se duração e a frequência das reuniões podem ser reduzidas

 

 

Em muitas ocasiões 30min é tempo suficiente para endereçar grande parte das questões do projeto. Reuniões muito longas são cansativas e as pessoas não conseguem se concentrar. Além disso, lembre-se que as pessoas estão cheias de reuniões. Por tanto, evite alocar mais tempo do que o necessário.

 

 

Dedique-se em proporcionar reuniões produtivas.

Foto: You X Ventures. Dedique-se em proporcionar reuniões produtivas.

 

Outro aspecto importante – cuidado com reuniões recorrentes. Verifique se realmente reuniões diárias são necessárias. Talvez 2 ou 3 vezes por semana seja suficiente. Ou talvez, reuniões semanais podem ser alteradas para quinzenais.

 

No entanto é importante ter um balanço sobre a necessidade de alinhamento e o número de reuniões. Isso depende do contexto do projeto e do grau de amadurecimento das equipes para trabalharem de forma autônoma.

 

Em resumo, é importante lembrar que o tempo é o recurso mais escasso que as pessoas possuem. Por tanto, escolha de forma consciente as reuniões que de fato fazem diferença.

 

Além disso, lembre-se do custo associado ao tempo das reuniões. Cinco pessoas reunidas durante uma reunião semanal de 1h é o mesmo que 20h do custo médio de uma pessoa no mês.

 

Use o tempo com reuniões que realmente importam

Foto: Nathan Dumlao. Use o tempo com reuniões que realmente importam.

 

Portanto, use este recurso com parcimônia e efetividade. Se você for o host da reunião, faça o que puder para que a reunião seja mais produtiva, começando por começar e terminar no horário.

 

Reuniões efetivas melhoram o clima geral, reduzem o estresse e liberam as equipes para produzirem as entregas necessárias do projeto.

 

Espero que este post possa ter te ajudado em sua jornada.

 

Qual a sua dica para tornar as reuniões mais efetivas? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.

 

Mantenha-se saudável e equilibrado. Você precisa primeiro estar bem para conseguir ajudar os outros.

 

Um grande abraço e até o próximo post!

2 comentários em “Excesso de Reuniões – 3 dicas para evitar”

  1. Avatar
    Maria Andréia

    Grandes verdades foram ditas aqui. Valorizar o nosso tempo e o dos outros tornou-se essencial. E é por isso que estou a aprender Gestão Ágil. Parabéns por tantas publicações excelentes!!!

  2. Avatar
    RENATO DE VIVEIROS LIMA

    Muito bem colocado, pontos a serem observados. Acredito que a pandemia tenha obrigado várias empresas a iniciarem o trabalho remoto sem a devida preparação, daí a solução encontrada ter sido lotar as agendas com reuniões. Com o tempo e a adaptação esses problemas devem ser minimizados, mas o artigo dá boas dicas de como facilitar esse caminho.

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