Business Case: como nasce um projeto?

Business Case - como escolher um projeto?

Foto: Chris Lawton –  Business Case – como escolher um projeto?

 

Eu já não sabia muito bem por onde seguir. Tínhamos criado o business case e realizado várias apresentações.

 

Por isso, os principais tomadores de decisão estavam engajados e concordavam que era necessário implementar o projeto, mas de alguma forma o projeto não saía do papel.

 

Não sei se já passou por isso, mas para mim não estava sendo nada fácil obter aprovação de uma nova ideia. Para mim parecia ser óbvio. Atividades manuais, repetitivas e padronizadas seriam automatizadas e com isso a companhia teria uma série de benefícios.

 

As pessoas deixariam de realizar atividades repetitivas para focar no que realmente agrega valor. O processo seria mais ágil. Portanto, a produção seria maior em um tempo menor com o mesmo número de pessoas.

 

Eu só me perguntava: “O que falta para o projeto ser aprovado?”

 

Uma das primeiras lições que aprendi nessa experiência foi que a jornada do nascimento de um projeto não é nada fácil.

 

 

Business Case - como nasce um projeto?

Foto: Jukan Tateisi –  Business Case – como nasce um projeto?

 

Clique aqui para se cadastrar e continuar recebendo novos posts.

Quero me cadastrar

 

1. Business Case – Como priorizar projetos?

 

 

O business case que tínhamos criado estava bem consistente. Conseguimos estimar os custos do projeto e os ganhos tangíveis.

 

Por isso, conseguimos calcular o retorno sobre o investimento (ROIReturn Over Investment), e o tempo que o projeto se pagaria (Pay Back – tempo que os retornos financeiros pagam os custos do projeto).  

 

Portanto, ao verificar que o ROI estava positivo e o Payback estava menor do que 1 ano, tivemos a certeza que tínhamos um bom business case.

 

No entanto, levantar todos esses dados e comunicar às pessoas corretas era apenas o primeira batalha a ser vencida.

 

Portanto, foi aí que aprendemos a segunda grande lição:

 

“Não basta ter um business case forte. O projeto precisa ser prioridade para ser aprovado.”

 

Business Case - como aprovar seu projeto entre tantas iniciativas?

Foto: Daniel Mingook Kim –  Business Case – como aprovar seu projeto entre tantas iniciativas?

 

Recordando os fundamentos teóricos de gestão de projetos, passamos a refletir mais profundamente sobre essa definição:

 

“Os projetos existem para promover uma transformação alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.”

 

Aprenda mais sobre Fundamentos em Gestão de Projetos:

Master Class – Como Realizar a Transição para Gerente de Projetos?

 

 

2. Business Case – Compreenda o contexto mais amplo que o projeto está inserido

 

 

Neste momento, passamos a nos realizar uma série de questionamentos que não estávamos realizando antes:

 

  • Quais transformações a empresa estava buscando?

 

  • Que objetivos estratégicos estavam definidos para aquele ano?

 

  • Existem projetos e iniciativas concorrentes já em andamento?

 

  • Quando a empresa decide quais projetos serão realizados?

 

  • Por que o nosso projeto seria selecionado com tantas iniciativas em andamento?

 

  • O que poderia ser feito para elevar a prioridade do nosso projeto mesmo estando fora do ciclo orçamentário?

 

“O mais importante não é ter todas as respostas, mas se fazer as perguntas certas para dar o próximo passo.”

 

Clique aqui para se cadastrar e continuar recebendo novos posts.

Quero me cadastrar

 

 

Business Case - quais os objetivos estratégicos que seu projeto irá promover?

Foto: Zbynek Burival – Business Case – quais os objetivos estratégicos que seu projeto irá promover?

 

 

3. Business Case: Pense grande – Escalando sua ideia

 

Quando começamos a mapear os processos que poderiam ser automatizados, identificamos 4 processos de 4 áreas distintas que tinham o interesse em realizar automatização de processo.

 

Por isso, nos aprofundamos sobre esses processos e criamos os business cases para cada um deles, procurando identificar os benefícios tangíveis e intangíveis que a automação dos processos iria trazer.

 

No entanto, por mais detalhado que fosse o trabalho, eram apenas 4 processos e isso não daria a escala suficiente para priorizar um projeto no nível corporativo.

 

Sendo assim, iniciamos uma série de hipóteses e cenários para escalar a ideia para outros 16 processos. Não tínhamos todos os detalhes, no entanto baseado nos dados iniciais dos 4 processos, as hipóteses estavam bastante razoáveis.

 

Por isso, não tínhamos certeza ainda se isso seria suficiente, mas a comunicação ficou bem mais atrativa para receber mais atenção.

 

Business Case: Escale sua ideia. Pense grande.

Foto: Takahiro Sakamoto – Business Case: Escale sua ideia. Pense grande.

 

 

4. Business Case: Buscando patrocínio

 

O ambiente corporativo é muito amplo e cheio de nuances que não temos controle. No entanto, o papel de que quem está à frente de um projeto é não desistir.

 

“A persistência é a chave para conseguir que um projeto seja aprovado.”

 

Desta forma, para cada desafio que surgia, tínhamos que encontrar novas formas resolver. E foi o que fizemos. Íamos expondo a ideia a diferentes pessoas, refinando o plano, contabilizando os benefícios e realizando os ajustes necessários.

 

No entanto, a grande virada de fato acontece quando alguém na empresa com influencia suficiente para conseguir aprovar um projeto compra a ideia.

 

“O patrocínio de um projeto não é apenas financeiro.”

 

A função do patrocinador é muito mais ampla. Por isso, é importante que o patrocinador crie parcerias, aloque de tempo de si próprio e de outras pessoas de apoio.

 

Portanto, ele ou ela precisam abraçar a causa e iniciar uma campanha dentro da empresa para encontrar o apoio necessário para fazer a ideia se concretizar em um projeto.

 

“Concentre-se em obter um patrocinador forte para o projeto.”

 

Business Case: Obtenha um patrocinador que promova seu projeto.

Foto: Campaign Creators – Business Case: Obtenha um patrocinador que promova seu projeto.

 

 

5. Business Case: Realização dos Benefícios

 

 

Concluindo, foi exatamente isso que aconteceu em nosso caso. Com o apoio do patrocinador, o projeto tomou outras proporções.

 

Não apenas os quatro processos que mapeamos foram automatizados, mas outras áreas da empresa também resolveram implementar automações.

 

Portanto, nessa experiência tivemos a oportunidade de obter o feedback que os usuários finais ficaram extremamente satisfeitos, pois tiveram um benefício enorme com a automação dos processos.

 

Leia mais em Como Liderar Projetos com Eficiência – 5 dicas essenciais

 

Muitos gerentes de projeto ficam restritos ao contexto do projeto. No entanto, existe um universo muito mais amplo do que o projeto antes dele iniciar e depois que ele acaba.

 

Não se esqueça:

 

“Um projeto existe para entregar benefícios que serão realizados após o projeto concluir.”

 

Por isso, para mim esse foi o maior ganho. Saber que o projeto de fato promoveu a transformação que pretendia e entregou valor a quem estava usando o produto.

 

 

Foto: Clay Banks – Realização dos Benefícios – Clientes finais satisfeitos e entrega de valor.

 

Como gerente de projeto, você acha importante conhecer o Business Case que criou o projeto e saber se o projeto realmente Realizou os Benefícios esperados?

 

Deixe seus comentários aqui embaixo!

 

Clique aqui para se cadastrar e continuar recebendo novos posts.

 

Quero me cadastrar

 

Um grande abraço e até o próximo post!

 

Sobre o Autor:

Leonardo Miranda

20 anos experiência em Projetos de Tecnologia, sendo 10 anos gerenciando projetos, programas e portfólios multi-milionários com equipes de +100 pessoas. Foram 26 projetos entregues para clientes líderes globais de diversas indústrias com stakeholders de diversos países. 4 anos experiência Internacional na India e EUA. Graduado em Engenharia Eletrônica e da Computação pela UFRJ e Pós-Graduado em Gestão de Negócios pela FDC.

 

Idealizador do Blog Como Liderar Projetos

 

 

1 comentário em “Business Case: como nasce um projeto?”

  1. Avatar
    José Leonardo Cabral Monçores

    Mais um excelente artigo. Realmente não é apenas uma questão de “convencimento” financeiro, os “donos” do projeto devem ser capazes de demonstrar as transformações e benefícios que será capaz de entregar para a empresa. Para isso, a “conquista” do Patrocinador é fundamental para que a organização entenda o que vai acontecer após a realização do projeto.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *